规章制度
 

             化学研究所综合档案管理规定

              (1996)化发办字第0199号
 
                  总 则
  一、根据国家和中科院有关档案管理的要求,为加强我所各类档案(科研、仪器设备、基建、文书、会计、声像、所属公司)的规范化、制度化管理,结合我所具体情况,特制定本规定。
  二、化学所的档案是在所的科研活动和管理工作中客观事实的真实记录,它反映了化学所的历史沿革,对于化学所的发展和重大问题的处理都起着重要的凭证和参考作用。
  三、档案是党和国家的宝贵财富,也是知识产权的一部分,化学所的档案由所综合档案信息室实行集中统一管理。
  四、综合档案信息室分为科技档案、文书档案和信息统计三部分。
  五、科技档案包括科研、基建和仪器设备档案,文书档案包括文书、会计、声像和所属公司档案。

             各类档案的管理规定

          关于科研档案的管理规定* (再修订)
  科研档案是科研管理工作的组成部分,它与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合,实行科研、建档工作的“四同步”。

归档范围
  1、基础研究、?应用研究和应用发展研究课题应归档的主要科研文件材料按科研工作五个阶段,分别包括:
  ⑴ 研究准备阶段
  开题报告和课题论证材料、文献调研、专利检索、科学基金申请报告及批件、应用前景调研报告、任务书、合同书、协议书、技术合同,课题研究计划(含各年度、各阶段)、工作计划(含各年度、各阶段)、市场预测、应用前景分析报告、开发工作方案等。
  ⑵ 研究实验阶段
  课题研究计划执行情况表,工作计划情况表、计划调整或撤销报告、实验、测试的原始记录、阶段研究工作小结、照片、底片、录音带、录像带等。
  ⑶ 总结鉴定验收阶段
  课题工作总结,科研投资情况和经费预决算材料,鉴定证书或视同鉴定证书的文件,鉴定会材料(评审人签名单,评审意见等)、研究报告、论文和 专著、使用意见、经济效益和社会效益的证明材料、工艺技术报告、技术决窍报告、开发工作总结等。
  ⑷ 成果申报和奖励阶段
  科技成果登记表、科技成果报告表、科技成果奖励申报表、获奖材料(奖章、奖状、证书)的原件或影印件,专利申请书和证书的原件或影印件。
  ⑸ 推广应用阶段
  成果被引用情况材料、成果宣传报道材料、国内外学术交流材料、转让合同书、协议书、生产定型鉴定材料、成果被引用或投产后反馈意见、技术展览会等。
2、取得负结果或因故中断的研究课题所形成的科研文件材料。
  3、几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送主持单位。
档案的管理和利用
  1、档案员对提交的科研档案要及时登记、编目、上架、分类、建立卡片和计算机管理等检索工具。
  2、凡涉及到专利、发明、?技术决窍及配方等保密的科研材料和报告(包括原始记录)归档时应注明密级,必要时要加封收存。
  3、各部门因工作需要借阅档案时,要按照借阅档案管理规定办理。
  4、档案员调动工作时,要办理交接手续。
  5、积极利用档案,开展档案信息资源的再利用。

归档材料和保管期限表

归 档 材 料
保 管 期 限
重大课题
重点课题
一般课题
1
科学基金申请报告及批件
永久
永或长
长或短
2
任务书、委托任务书、科研合同、协议书
永久
永或长
长或短
3
开题报告、课题论证材料
永久
长期
短期
4
课题研究计划及计划执行情况表
永或长
长或短
短期
5
课题计划调整或课题撤销文件
永久
长期
长或短
6
文献调研综述报告
永或长
长或短
短期
7
应用前景报告
永或长
长或短
短期
8
实验、测试的重要原始数据
永久
永或长
长或短
9
实验报告、测试报告
永久
永或长
长或短
10
工艺文件、技术规范、使用证明
长期
长或短
短期
11
课题完成(含最终完成或阶段完成)或中断、申报工作总结
永久
长期
长或短
12
研究、研制、技术总结报告
永久
永或长
长期
13
论文和专著
永久
永或长
长期
14
科研投资和经费预决算材料
永久
永或长
长期
15
科技成果验收鉴定(评审)会议材料、同行推荐意见,取得经济社会效益的证明材料
永久
永或长
长期
16
科技成果鉴定证书和视同鉴定证书的文件
永久
永或长
长期
17
科技成果报告表、登记表
永久
永或长
长期
18
科技成果申报奖励与审批文件材料,获奖材料(奖章、奖状、证书)的原件
永久
永或长
长期
19
专利申请书和证书的原件或影印件
永久
永或长
长期
20
技术转让合同、协议书
永久
永或长
长或短
21
推广应用情况报告、工作总结
永久
永或长
长或短
22
国内外学者、用户的反馈意见
永久
永或长
长或短
23
科技成果宣传报道材料
长期
长或短
短期
24 照片、录音带、录相带等载体材料
长期
长或短
短期

★永:永久 长:长期 短:短期

                                      》下一页 》